dr Sylwester Pietrzyk
dr Agnieszka Twaróg-Kanus
W drodze do worklife-balance, czyli jak skutecznie zarządzać swoim czasem
W Polsce w ostatnich latach zauważa się dynamiczny wzrost zwolnień lekarskich wśród pracowników spowodowanych zaburzeniami psychicznymi. Za jedną z głównych przyczyn wymienia się presję ze strony pracodawców skutkującą długotrwałym stresem i zaburzeniem worklife-balance. Trendy te są potwierdzane przez badania prowadzone przez organizacje OECD (Better Life Index). Prowadzi to długoterminowo do wzrostu kosztów zarówno pracodawców jak i pracowników. Rozwiązaniem problemu może być lepsze zarządzanie swoim czasem. Jest kilka metodologii jak skutecznie „używać” ten nasz najcenniejszy zasób, jest amerykańskie podejście propagowane przez Stephena Coveya i Davida Allena i niemiecki model Die Arbeits Methodik, Lothara Seiwerta. Przyjrzyjmy się zatem co możemy wybrać z tak obfitego zasobu dla siebie.
Cytat A. Einsteina „Znane są tysiące sposobów zabijania czasu, ale nikt nie wie jak go wskrzesić” powoduje, że zdajemy sobie sprawę, iż czas jest ograniczonym zasobem. Nie może być składowany ani kupiony, może być natomiast dobrze spożytkowany przez:
– szczegółowe, umiejętne formułowanie celów (długo i krótko terminowych),
– zidentyfikowanie i eliminowanie pożeraczy czasu (nomofobia, prokrastynacja, brak samodyscypliny, itd.)
– znajomość metod, technik i narzędzi zarządzania czasem oraz samokontrolę pozwolą na efektywne wykorzystanie naszego czasu.
Planując- „manipulujemy” czasem biorąc odpowiedzialność za własne działania i uzyskując świadomość, że „coś” od nas zależy.
W ujęciu Briana Tracy jedna minuta planowania oszczędza 10 minut w działaniu. Lothar J. Seiwert zauważa, że zarządzanie czasem jest konsekwentnym i zorientowanym na cel stosowaniem w praktyce sprawdzonych technik pracy w taki sposób, że kierowanie samym sobą i swoim otoczeniem odbywa się bez trudu, a otrzymany do dyspozycji czas jest wykorzystany sensownie i optymalnie[1].”
Dzięki stopniowemu wprowadzaniu różnych technik pracy (np. Alpen) staniemy się bardziej wydajni, zaczniemy pracować lepiej i skuteczniej, a poprzez konsekwentne planowanie, i metodyczną pracę zyskamy więcej czasu dla siebie. Autor przytacza 10 zalet dobrego zaplanowania i wykorzystania czasu:
– realizację tych samych zadań, ale mniejszym nakładem sił,
– lepszą organizację własnej pracy,
– lepsze wyniki w pracy,
– mniej chaosu i stresu,
– większe zadowolenie z pracy,
– większą motywację,
– czas na realizację zadań „wyższego rzędu”,
– mniejszą presję w pracy i nacisk na wydajność,
– mniej błędów popełnianych podczas realizacji zadań,
– szybsze osiąganie celów zawodowych i prywatnych.
Lothar Seiwert jest autorem kręgów reguł zarządzania czasem, gdzie pokonywanie codziennych zadań i problemów można sobie wyobrazić jako rozmaite działania wzajemnie ze sobą powiązane, przebiegające zwykle według określonej kolejności i określające związki między jego etapami. W obrębie kręgu zewnętrznego wyróżnia pięć kolejnych funkcji:
- Ustalanie celu, czyli analizę i formułowanie osobistych celów
- Planowanie– stworzenie planu oraz działań alternatywnych dla wszystkich wykonywanych czynności
- Podejmowanie decyzjio sposobie realizacji zadań
- Realizacja i organizacja poprzez stworzenie harmonogramu dnia i organizację kolejnych etapów pracy nad wykonaniem powierzonych zadań
- Kontrolowanie siebie samego i osiągniętych wyników (ewentualna korekta celu)
W obrębie kręgu wewnętrznego wskazuje funkcję uzupełniającą, którą stanowi informacja i komunikacja, ponieważ komunikacja jako wymiana informacji jest nieodzowna w trakcie całego procesu zarządzania czasem.
S. R. Covey twórca 7 nawyków skutecznego działania pisze, że „ludzie sukcesu mają nawyk robienia rzeczy, których ci, co w życiu osiągają niewiele, robić nie lubią. To nie znaczy, że oni na pewno lubią je robić, jednak ich chęć i niechęć podporządkowane są sile ich celu”[2] Takie przyporządkowanie oprócz wyznaczania celów, wymaga określenia wartości, indywidualnego sposobu postrzegania, rozumienia i interpretowania otoczenia, Covey twierdzi, że „jeśli chcesz niewielkich zmian- pracuj nad swoim zachowaniem. Jeśli chcesz zmian przełomowych- pracuj nad swoimi paradygmatami” i nawykami.. Wspomniane 7 nawyków stanowi:
Proaktywność (reagowanie zgodnie z wartościami, przyjmowanie odpowiedzialności za swoje zachowanie, koncentracja na Krąg Wpływu).
Nawyk drugi: Zaczynaj z wizją końca (zasada osobistego przywództwa)- każdy proces fizycznego tworzenia rozpoczyna się fazą myślową- jako koncepcja, plan, spostrzeżenie lub motyw.
Nawyk trzeci: Rób najpierw to co najważniejsze (zasada zarządzania sobą)- wszystkie czynniki można sklasyfikować według kryterium ważności (czynność jest ważna, jeśli w Twojej osobistej perspektywie uważasz ją za cenną i jeśli ma ona pewien wkład w Twoją misję życiową, wartości i cele) i pilności (czynność jest pilna, jeśli Ty lub inne osoby uważają ją za wymagającą natychmiastowego wykonania.
Nawyk czwarty: Myśl w kategoriach wygrana- wygrana (zasada przewodzenia innym)- staramy się poszukiwać takich rozwiązań, które w równym stopniu usatysfakcjonują ich samych jak i innych.
Nawyk piąty: Staraj się najpierw zrozumieć- potem być zrozumianym (zasada komunikacji empatycznej).
Nawyk szósty: Twórz synergię (zasada twórczej współpracy).
Nawyk siódmy: Ostrz piłę (zasada samoodnowy) jest codziennym procesem odnowy w wymiarze: fizycznym, umysłowym, duchowym, społeczno- emocjonalnym.
Przedstawiając powyższe sylwety można zauważyć, że efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi (organizacjami )opiera się w pierwszej kolejności na holistycznym zarządzaniu samym sobą w określonym czasie- tym samym skuteczność ludzkiego postępowania na płaszczyźnie osobistej oraz interpersonalnej, stanowi klucz do sukcesu we właściwej relacji między nimi oraz kolejności ich stosowania.
David Allen autor modelu Getting Things Done (GTD) propaguje swą idee pod hasłem doprowadzania spraw do końca. Pierwszym krokiem jest zbieranie wszystkich zadań do wykonywania, następnie ich analiza pod kątem priorytetów, porządkowanie, przegląd i realizacja. Metoda oparta jest na elastycznym podejściu do realizacji zadań. Allen kładzie nacisk na planowanie jedynie połowy swojego czasu i pozostawianie reszty na nagłe zadania. Takie podejście spotyka się z uznaniem osób pracujących w dużej zmienności.
To co jest charakterystyczne dla wymienionych modeli to procesowość działania zorientowana na cele, bycie świadomym swoich działań i pogłębiona refleksja przekładająca się na budowanie naszego wewnętrznego zaangażowania. Należy cały czas pamiętać o celu nadrzędnym, jakim jest takie zarządzanie sobą w czasie aby efektywnie budować swój osobisty work-life balance.
BIBLIOGRAFIA:
- Getting things done, D. Allen
- Zarządzanie czasem, L. Seiwert
- 7 nawyków skutecznego działania, S. Covey
[1] L. J. Seiwert, Zarządzanie czasem. Bądź panem własnego czasu, Wyd. Placet, Warszawa 1998, s.14-17.
[2] S. R. Covey, 7 nawyków skutecznego działania, Dom Wydawniczy Rebis 2006, s. 152-155.
